○鹿嶋市文書整理保存規程

昭和60年4月17日

訓令第3号

注 平成19年7月から改正経過を注記した。

鹿島町文書整理保存規程(昭和46年訓令第4号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この訓令は,本市における文書の整理及び保管並びに保存に関し,必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この訓令において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市の職員が職務上作成し,又は取得した文書,図面及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 保管 主務課長が文書をその事務室において管理することをいう。

(3) 保存 総務課長が文書を主務課長から引き継いで,書庫において管理することをいう。

(4) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

(5) 主務課長 主務課の長をいう。

(6) 供覧 上司の閲覧に供することをいう。

(7) 施行 決裁文書に基づき市の意思を相手方に伝達する手続きをいう。

(8) 未完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わらないもの,施行を要する文書で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わらないものをいう。

(9) 完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの,施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。

(平20訓令6・一部改正)

(文書の保管及び保存の原則)

第3条 文書の保管及び保存に当たっては,紛失,火災又は盗難等の予防に注意し,必要なときに直ちに活用できるようにしなければならない。

2 保管文書又は保存文書のうち,重要なものは,耐火管理の措置に努めなければならない。

3 秘密を要する文書は,秘密が漏れないように整理し,管理しなければならない。

(文書取扱主任の職務)

第4条 文書取扱主任(鹿嶋市文書取扱規程(昭和60年訓令第1号。以下「文書取扱規程」という。)第7条に規定する者をいう。以下同じ。)は,文書取扱規程に定めるもののほか,当該課における次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の体系的な整理及び保管の確保に関すること。

(2) その他文書の整理及び保管並びに保存の事務に関して必要な事項

(文書の管理)

第5条 文書は,ファイリングシステムにより管理する。

(平20訓令6・追加)

(ファイル基準表の作成)

第6条 主務課長は,毎会計年度の当初にファイル基準表(事務室用)(様式第1号)を2部作成し,総務課長が定める日までにその1部を提出しなければならない。

(平20訓令6・追加)

(保管の用具)

第7条 文書は,ロッカー,キャビネットその他の保管用器具(以下「保管庫」という。)に収納することにより,必要なときに直ちに取り出せるように保管し,又は保存しておかなければならない。

2 前項の規定により文書を保管庫に収納するに当たっては,収納すべき文書の種類,態様等に応じてフォルダー,ファイル,バインダーその他適宜の収納具(以下「ファイル等」という。)を使用して整理するものとする。

(平20訓令6・旧第5条繰下・一部改正)

(文書の整理及び保管の方法)

第8条 完結文書は,年度(会計年度をいう。)(暦年ごとに区分して整理することが適当な文書(以下「暦年整理文書」という。)にあっては年。以下この条において同じ。)ごとに区分して整理しなければならない。

2 完結文書の帰属年度は,当該文書の処理が終了した日を基準とするものとする。ただし,4月1日から5月31日までの間に処理が終了した文書のうち前年度の出納に係るものは,前年度に帰属するものとする。

3 同一の事務事業に関する2以上の文書を1件として整理すること(以下「一件別整理」という。)を適当とする文書については,一件別整理をすることができるものとし,当該一件別整理に係る文書については,前2項の規定にかかわらず,処理が最後に終了したものの年度により整理するものとする。

4 前3項の規定により整理した完結文書は,次の各号に定めるところにより整理し,保管しなければならない。

(1) 完結文書は,年度ごとに配置場所を区分すること。

(2) 完結文書をファイル等に収納するときは,当該文書の処理が終了した日の順に置き,新しいものが上にくるようにすること。

(3) ファイル等には,適正なファイル等名及び保存期間(第10条の規定に基づき定めた文書の保存期間をいう。)を表示すること。

5 第3項の規定により一件別整理する文書は,当該一件別整理に係る文書の処理が終了するまでの間は,現年度に発生した文書とみなして保管するものとする。

(平20訓令6・旧第6条繰下・一部改正)

(保管文書の整理)

第9条 主務課長は,毎年4月,当該保管文書を点検及び整理し,保管の確実を期さなければならない。

(平20訓令6・旧第7条繰下)

(文書の保存期間)

第10条 文書の保存期間(文書を保管し,又は保存する期間をいう。以下同じ。)は永年,10年,7年,5年,3年又は1年とする。

2 前項に規定する保存期間の起算日は,当該文書の処理が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,暦年整理文書の保存期間の起算日は,当該文書の処理が終了した日の属する年の翌年の1月1日とする。

(平19訓令8・一部改正,平20訓令6・旧第8条繰下)

(保存期間の決定)

第11条 文書の保存期間は,主務課長が,次の各号に掲げるところに従い定めるものとする。

(1) 別表に定める基準に基づき必要な期間を定めること。

(2) 第8条第5項の規定により一件別整理を適当として整理する文書にあっては,当該一件別整理に係る文書のうち最も長期に保存すべきものの保存期間を基準とすること。

(平20訓令6・旧第9条繰下・一部改正)

(未完結文書の整理及び保管)

第12条 未完結文書は,懸案フォルダーに入れて整理し,一定の場所に保管するものとする。

2 前項の規定にかかわらず,未完結文書のうち懸案フォルダーに入れて整理し,保管することが適当でないものについては,所定の場所に収納して整理し,保管するものとする。

(平20訓令6・追加)

(完結文書の保管)

第13条 前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは,主務課において保管するものとする。

(1) 前会計年度及び前年の完結文書

(2) 現会計年度及び現年の完結文書

(平20訓令6・追加)

(完結文書の保存)

第14条 前条に規定する完結文書以外の完結文書は,毎会計年度当初に文書庫に収納し,保存するものとする。

2 主務課長は,前項の規定により完結文書を保存しようとするときは,ファイル基準表(文書庫用)(様式第2号)を作成し,総務課に提出して引き継がなければならない。

3 総務課長は,前項の規定により文書の引継ぎを受けたときは,すみやかに文書庫に保存し,保存した場所をファイル基準表(文書庫用)に記入して,主務課長に返付するものとする。

4 保存すべき文書のうち使用頻度の高いものについては,総務課長と協議の上,長期継続保管として主務課長が保管することができるものとする。

5 主務課長は,保存文書について,事務処理上主務課において保管する必要が生じたときは,総務課長に当該文書の返還を求めることができる。

(平20訓令6・追加)

(マイクロフィルム文書)

第15条 保存文書のうち適当と認めるものは,その文書を撮影したマイクロフィルム文書をその文書に代えて保存することができる。

2 前項のマイクロフィルム文書の取扱いについては,市長が別に定める。

(平20訓令6・旧第13条繰下)

(保存文書の閲覧及び借覧等)

第16条 保存文書を閲覧し,又は借覧しようとする職員は,保存文書閲覧(借覧)簿(様式第3号)に所要事項を記入し,総務課長の承認を受けなければならない。

2 借覧の期間は,原則として7日以内とする。

3 保存文書を閲覧し,又は借覧する職員は,当該文書を抜き取り,若しくは取り替え,又は内容の訂正をしてはならない。

4 保存文書を閲覧し,又は借覧する職員は,当該文書について紛失,損傷その他の事故が生じたときは,直ちに総務課長に届け出て,その指示を受けなければならない。

(平20訓令6・旧第14条繰下・一部改正)

(保存文書の整理)

第17条 総務課長は,保存文書については,10年ごとに当該文書の点検を行い,保存の確実を期さなければならない。この場合において,総務課長は,保存期間の短縮その他の措置を必要とするものにあっては,主務課長に協議してそれを行うことができる。

(平20訓令6・旧第15条繰下)

(保存文書の廃棄等)

第18条 総務課長は,保存期間を経過した保存文書を廃棄しなければならない。この場合において,文書取扱規程第16条の2第2項第3号及び第36条の2第3項に定める電磁的記録についても廃棄しなければならない。

2 総務課長は,前項の規定により保存文書を廃棄するときは,主務課長にその旨通知するものとする。

3 主務課長は,保存文書について,保存期間の満了前においてその延長を必要と認めるときは,総務課長に当該文書の保存期間の延長を求めることができる。

4 主務課長は,保存文書について保存期間を短縮することが適当と認めるときは,総務課長に当該文書の保存期間の短縮を求めることができる。

5 総務課長は,保存文書を廃棄した場合は,文書廃棄リスト(様式第4号)を作成し,主務課長に報告しなければならない。

(平20訓令6・旧第16条繰下・一部改正)

(保管文書の廃棄)

第19条 主務課長は,毎年4月に,主務課において保管している文書で,保存期間を経過したものを廃棄しなければならない。この場合において,文書取扱規程第16条の2第2項第3号及び第36条の2第3項に定める電磁的記録についても廃棄しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず,主務課長は,保存期間が1年に属する文書で,保存期間を経過しないもののうち,保管する必要がなくなったものがあるときは,当該文書をそのつど廃棄することができる。

(平20訓令6・旧第17条繰下・一部改正)

(廃棄文書の処理方法)

第20条 前2条の規定により文書を廃棄する場合には,総務課長が別に定める処理方法により行わなければならない。

(平20訓令6・旧第18条繰下)

附 則

(施行期日等)

1 この訓令は,公布の日から施行する。

2 この訓令による改正後の鹿島町文書整理保存規程の規定は,この訓令の施行の際,現に存する保管文書及び保存文書についても適用する。

附 則(平成2年1月31日訓令第1号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成2年8月1日訓令第2号)

この訓令は,平成2年8月1日から施行する。

附 則(平成7年9月1日訓令第5号)

この訓令は,平成7年9月1日から施行する。

附 則(平成15年11月18日訓令第12号)

この訓令は,平成15年12月1日から施行する。

附 則(平成19年7月24日訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成19年8月1日から施行する。

(適用区分)

2 この訓令の施行の際,改正前の鹿嶋市文書整理保存規程の保存年数に基づき保存されている文書は,改正後の鹿嶋市文書整理保存規程の保存年数に基づき,保存するものとする。

附 則(平成20年3月31日訓令第6号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年9月30日訓令第9号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成20年10月1日から施行する。

(適用区分)

2 この訓令の施行の際,改正前の鹿嶋市文書整理保存規程(以下「改正前規程」という。)の保存年数に基づき保存されている文書は,改正後の鹿嶋市文書整理保存規程の保存年数に基づき,保存するものとする。ただし,改正前規程により保存期間が経過し,現に廃棄した文書については,この限りでない。

別表(第9条関係)

(平19訓令8・全改,平20訓令9・一部改正)

文書の保存区分

永年保存

1 市政の基本計画及び重要施策に関するもの

2 市の廃置分合及び境界変更に関するもの

3 市字区画及び名称変更に関するもの

4 条例,規則,規程の制定又は改廃に関するもの

5 告示及び訓令,内規等で重要なもの

6 市史の資料となるもの

7 公の施設の設置及び管理,処分で重要なもの

8 原簿,台帳等の簿冊で重要なもの

9 市議会の議事録及び議決書等

10 諮問又は答申に関するもの

11 所轄行政庁の通達等で重要なもの

12 所轄行政庁に対する報告,届出等で特に重要なもの

13 許可,認可,指令等で重要なもの

14 契約,規約等で重要なもの

15 不服申立て又は異議の申立てに関するもので重要なもの

16 各種統計,年報等で重要なもの

17 表彰に関するもので重要なもの

18 職員の任免,身分又は賞罰に関するもの

19 財産の取得,管理及び処分に関するもので重要なもの

20 市債に関し重要なもの

21 予算,決算又は出納に関するもので特に重要なもの

22 各種行政委員会及び審議会等の委員その他役員の任免に関するもの

23 各種行政委員会及び審議会等の議事録その他重要な資料

24 その他永年保存の必要を認めるもの

10年保存

1 告示及び訓令,内規等で永年保存の必要がないもの

2 原簿,台帳等の簿冊で永年保存の必要がないもの

3 市議会への提出議案及び報告等

4 所轄行政庁の通達等で永年保存の必要がないもの

5 所轄行政庁に対する報告,届出等で重要なもの

6 許可,認可,指令等で永年保存の必要がないもの

7 契約,規約等で永年保存の必要がないもの

8 請願,建議又は陳情で特に重要なもの

9 各種統計,年報等で永年保存の必要がないもの

10 表彰に関するもので永年保存の必要がないもの

11 職員の給与に関するもの

12 財産の取得管理及び処分に関するもので永年保存の必要がないもの

13 市債に関するもので永年保存の必要がないもの

14 予算,決算又は出納に関するもので重要なもの

15 市税その他各種の公課に関するもので重要なもの

16 補助金に関する重要なもの

17 その他10年保存の要を認めるもの

7年保存

1 市税その他各種の公課に関するもので10年保存の必要がないもの

2 その他7年保存の要を認めるもの

5年保存

1 所轄行政庁に対する報告,届出等で重要でないもの

2 建議又は陳情で重要でないもの

3 公の施設の施工に関するもので重要でないもの

4 職員の願,届で重要なもの

5 予算,決算又は出納に関するもので10年以上の保存を要しないもの

6 調査,統計,報告,証明等に関するもの

7 その他5年保存の要を認めるもの

3年保存

1 照会,回答その他往復文書に関するもの

2 文書の発送,収受に関する帳簿

3 その他3年保存の要を認めるもの

1年保存

1 軽易な照会,回答及び将来必要が認められない文書

2 処理を終わった一時限りの願,届その他これに類するもの

(平20訓令6・全改)

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(平20訓令6・全改)

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(平20訓令6・全改)

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(平20訓令6・全改)

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鹿嶋市文書整理保存規程

昭和60年4月17日 訓令第3号

(平成20年10月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和60年4月17日 訓令第3号
平成2年1月31日 訓令第1号
平成2年8月1日 訓令第2号
平成7年9月1日 訓令第5号
平成15年11月18日 訓令第12号
平成19年7月24日 訓令第8号
平成20年3月31日 訓令第6号
平成20年9月30日 訓令第9号