○鹿嶋市マイクロフィルム文書取扱規程

昭和62年3月30日

訓令第2号

(趣旨)

第1条 この訓令は,鹿嶋市におけるマイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うこと並びにマイクロフィルム文書の管理及び活用を適正に行うことに関して必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この訓令において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) マイクロフィルム文書 文書を撮影したマイクロフィルムであって,次号及び第3号に規定するマスターフィルム文書及び活用フィルム文書をいう。

(2) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用フィルム文書の複製のためのマイクロフィルム文書をいう。

(3) 活用フィルム文書 日常利用するためのマイクロフィルム文書をいう。

(4) 原文書 マイクロフィルムに撮影された文書をいう。

(撮影する文書の範囲)

第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は,次のとおりとする。

(1) 永年保存及び10年保存の文書

(2) その他マイクロフィルム文書にすることが,当該文書の保存,保管又は活用のうえで適当である文書

2 総務課長は,マイクロフィルム審査表(様式第1号)により当該文書をマイクロフィルム文書にすることが適当かどうか審査しなければならない。

(文書引継ぎの特例)

第4条 各課において保管している文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは,各課の長は,当該文書を総務課長に引き継がなければならない。

(撮影の依頼)

第5条 総務課長は,マイクロフィルムの撮影をしようとするときは,マイクロフィルム文書撮影依頼書(様式第2号)を添えて当該文書をマイクロフィルム撮影者に引き渡して依頼しなければならない。

(撮影の実施)

第6条 マイクロフィルム撮影者は,市長が別に定める鹿嶋市マイクロフィルム撮影基準書に基づき撮影を行い,検査しなければならない。

2 マイクロフィルム撮影者は,マイクロフィルム文書撮影証明書(様式第3号)を作成し,前条に規定する依頼書及び次条に規定する証明書とともに前項の基準書に基づきマイクロフィルムに撮影しなければならない。

3 マイクロフィルム文書は,原文書ごとにマスターフィルム文書1部及び活用フィルム文書1部(総務課長が必要と認める場合は,その数)を作成するものとする。

(証明)

第7条 総務課長は,マイクロフィルムの撮影が適正に行われたと認めるときは,マイクロフィルム文書証明書(様式第4号)を作成しなければならない。

(撮影終了後の引渡し)

第8条 マイクロフィルムの撮影者は,撮影を終了したときは,直ちに,次に掲げる文書とともにマイクロフィルム文書を総務課長に引き渡さなければならない。

(1) 原文書

(2) マイクロフィルム文書撮影依頼書

(3) マイクロフィルム文書撮影証明書

(4) マイクロフィルム文書証明書

(検査等)

第9条 総務課長は,前条の規定によりマイクロフィルム文書の引渡しを受けたときは,鹿嶋市マイクロフィルム撮影基準書及びマイクロフィルム文書撮影依頼書に基づいて検査し,収納しなければならない。

2 総務課長は,前項の検査の結果,マイクロフィルム文書に不良の箇所を発見したときは,新たに撮影を依頼しなければならない。この場合の撮影は,新たなマイクロフィルム文書撮影依頼書によって行うものとする。

(マイクロフィルム文書の管理)

第10条 マスターフィルム文書は,総務課長が管理する。

2 活用フィルム文書は,総務課長又は総務課長が必要と認める課の長が管理する。

3 マイクロフィルム文書は,マイクロフィルム用キャビネットに格納し,その管理に当たっては,原文書と同様に慎重に取り扱わなければならない。

(定期検査)

第11条 総務課長は,次に掲げる時期にマイクロフィルム文書の検査を行わなければならない。

(1) 収納後6箇月を経過したとき。

(2) 毎年10月

2 前項第2号の時期に行う検査は,抽出により行うものとする。

(保存期間)

第12条 マイクロフィルム文書の保存期間は,原文書の保存期間による。

(マスターフィルム文書の閲覧及び複写)

第13条 マスターフィルム文書の閲覧及び複写は,認めない。ただし,総務課長が特に必要があると認めたときは,この限りでない。

(活用フィルム文書の閲覧及び複写)

第14条 他の課の職員が、活用フィルム文書を閲覧し,又は複写しようとするときは,当該活用フィルム文書を管理する課の長の許可を受けなければならない。

2 職員以外の者に,活用フィルム文書を閲覧させ,又はその複写を渡してはならない。ただし,当該活用フィルム文書を管理する課の長が支障がないと認めて許可したものについては,この限りでない。

3 前項ただし書の規定により複写文書を渡す場合は,複写文書を渡す相手方の氏名及び複写文書の部数を記録するとともに,複写文書には,当該活用フィルム文書を管理する課の長が押印しなければならない。

(貸出し)

第15条 マスターフィルム文書の貸出しは,認めない。

2 他の課の職員が活用フィルム文書の貸出しを受けようとするときは,総務課長の認可を受けなければならない。

3 職員以外の者に,活用フィルム文書を貸し出してはならない。

(原文書の廃棄)

第16条 原文書は,第11条第1項第1号に規定する時期に行う検査の終了後に廃棄するものとする。ただし,次に掲げる文書で総務部長が特に保存が必要と認めるものについては,この限りでない。

(1) 保存期間について,法令又は上級官庁の定めのあるもの

(2) 不服申立てその他争訟に関係のあるもの

(3) 歴史的価値のあるものその他原文書を保存することが適当であるもの

2 原文書を廃棄しようとするときは,総務課長は,原文書廃棄台帳(様式第5号)を作成し,総務部長の確認を受けなければならない。

(その他)

第17条 この訓令に定めるもののほか,必要な事項は,市長が別に定める。

附 則

この訓令は,公布の日から施行し,昭和62年3月1日から適用する。

附 則(平成2年8月1日訓令第2号)

この訓令は,平成2年8月1日から施行する。

附 則(平成7年9月1日訓令第5号)

この訓令は,平成7年9月1日から施行する。

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鹿嶋市マイクロフィルム文書取扱規程

昭和62年3月30日 訓令第2号

(平成7年9月1日施行)