○鹿嶋市立学校処務規程

昭和62年3月23日

教委訓令第5号

(趣旨)

第1条 この訓令は,鹿嶋市立学校管理規則(昭和36年教育委員会規則第8号)第34条の規定に基づき,学校の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務の代決)

第2条 校長が不在のときは,教頭がその事務を代決する。

(代決の制限等)

第3条 重要又は異例に属すると認める事務については,前条の規定による代決をすることができない。ただし,あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについてはこの限りでない。

2 代決した事務は,速やかに校長に報告するものとする。

(文書取扱主任)

第4条 学校に文書事務を円滑に処理するため,文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は,所属職員の中から校長が命ずる。

3 文書取扱主任が不在のとき,又は事故があるときは,あらかじめ校長が指定した職員がその職務を行う。

(文書の収受等)

第5条 学校に送達された文書は,文書取扱主任が収受し,速やかに次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(1) 封かん又は包装されているものは直ちに開封し,文書収受処理簿(様式第1号)に登録するとともに,その文書の余白に受付印(様式第2号)を押印し,校長及び教頭の閲覧に供するものとする。ただし,軽易な文書は,文書収受処理簿に登録する手続を省略することができる。

(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず,その封皮に受付印を押し,文書収受処理簿に登録したうえ,直接そのあて名の者に配布し受領印を徴すること。この場合において,配布を受けた者が,前号の規定による処理を要すると認めたものについては,速やかにその手続を経るものとする。

(3) 現金,金券及び有価証券は,金券等収受配布簿(様式第3号)に登録し,あて名の者に配布して受領印を徴するものとする。

2 校長は,前項第1号の規定により閲覧したときは,自ら処理するもののほかは処理意見を示し,教頭を経て担当職員に配布するものとする。

(簿冊への登録番号)

第6条 この規程により設けられた簿冊に,文書等を登録する場合の登録番号は,毎年1月1日におこすものとする。

(立案)

第7条 事件の処理については,起案用紙により担当職員において立案し,校長の決裁を受けるものとする。ただし,軽易な照会等に対する回答等については,当該文書の余白に朱書で起案することができる。

(文書の発送)

第8条 発送を要する文書は,担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し,文書取扱主任に回付するものとする。

2 文書取扱主任は,前項の規定による回付を受けたときは,文書番号簿(様式第4号)に必要事項を記載し発送の手続をとるものとする。

(完結文書の編冊)

第9条 完結文書は,おおむね次の各号に掲げる区分により分類のうえ編冊し,一定の場所に保管しておくものとする。ただし,第12条の規定により,別表に文書の分類がなされているものについては,当該分類によるものとする。

(1) 学校管理及び学校経営関係

(2) 教科及び教育内容関係

(3) 学校保健関係

(4) 学校給食関係

(5) 学校図書館関係

(6) 要保護児童,生徒関係

(7) 調査統計関係

(8) 諸給与及び福利関係

(9) 予算及び補助金関係

(10) 各種団体関係

(11) その他

(未処理文書の保管)

第10条 未処理の文書は,担当職員において一定の場所に保管し,常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の保存)

第11条 文書は,書庫又は書棚に収め,虫害,湿気及び火気に注意し,かつ,非常事態に際し特に保全を要するものは,書庫又は書棚の前面に,「非常持出」と朱書し,保存するものとする。

(文書の保存期間)

第12条 文書の保存期間は,別表のとおりとし,保存期間の起算日は,暦年による文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の初めから起算し,年度のものにあっては,翌年度の初めから起算する。

(保存文書の持出し及び公開の制限)

第13条 保存文書は,学校外に持ち出し,又は外部のものに公開してはならない。ただし,校長の許可を受けたときは,この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第14条 保存期間の満了した文書は,校長が焼却その他の方法により廃棄するものとする。

(委任)

第15条 この訓令に定めるもののほか,事務処理に関し必要な事項は,校長が定める。

附 則

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成5年2月26日教委訓令第1号)

この訓令は,平成5年3月1日から施行する。

附 則(平成6年4月28日教委訓令第2号)

この訓令は,公布の日から施行し,平成6年4月1日から適用する。

附 則(平成7年9月1日教委訓令第1号)

この訓令は,平成7年9月1日から施行する。

別表(第9条,第12条関係)

保存文書の種類

保存期間

保存文書の種類

保存期間

1 学校の管理運営に関するもの

 

(8) 勤務を要しない日の割振り簿

3年

(1) 学校沿革誌

永年

(9) 勤務を要しない日の振替え簿

3年

(2) 例規等重要報告書綴

永年

(10) 研修承認整理簿

3年

(3) 学校日誌

5年

(11) 諸願届出書類

3年

(4) 当直日誌

3年

(12) 出張復命書綴

3年

(5) 保健日誌(乙)

3年

(13) 職員健康診断票

5年

(6) 給食日誌

3年

(14) 諸給与明細書控

5年

(7) 日課表

5年

(15) 旅費請求書控

5年

(8) 教科用図書配当表

5年

3 児童・生徒に関するもの

 

(9) 担任学級教科科目時間表

5年

(1) 指導要録(原本,写)

 

(10) 学校医執務記録簿

5年

・学籍に関する記録

20年

(11) 学校歯科医執務記録簿

5年

・指導に関する記録

5年

(12) 学校薬剤師執務記録簿

5年

(2) 指導要録(抄本)

児童又は生徒が当該学校に在学する期間

(13) 文書収受処理簿

5年

(3) 卒業証書台帳

永年

(14) 金券等収受配布簿

3年

(4) 児童生徒賞罰関係綴

10年

(15) 文書番号簿

3年

(5) 出席簿

5年

(16) 第9条第1号から第10号までの文書

3年

(6) 健康診断票

5年

2 教職員に関するもの

 

(7) 歯の検査票

5年

(1) 履歴書

永年

(8) 就学時健康診断票

5年

(2) 職員進退関係綴

10年

4 学校財産台帳

永年

(3) 出勤簿

5年

5 財務に関するもの

 

(4) 旅行命令簿

5年

(1) 予算書

5年

(5) 宿直・日直勤務命令簿

5年

(2) 予算差引簿

5年

(3) 物品購入簿

5年

(6) 時間外勤務・休日勤務及び夜間勤務命令簿

5年

(4) 消耗品出納簿

5年

(7) 年次休暇整理簿

3年

(5) 郵便切手受払簿

5年

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鹿嶋市立学校処務規程

昭和62年3月23日 教育委員会訓令第5号

(平成7年9月1日施行)