○鹿嶋市個人情報保護条例施行規則

平成29年3月22日

規則第10号

鹿嶋市個人情報保護条例施行規則(平成15年規則第1号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この規則は,鹿嶋市個人情報保護条例(平成15年条例第1号。以下「条例」という。)の施行に関し,実施機関が保有する個人情報の保護について必要な事項を定めるものとする。

(個人情報取扱事務登録簿)

第2条 条例第7条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿は,様式第1号とする。

(個人情報取扱事務登録簿の作成を要しない行政文書)

第3条 条例第7条第2項に規定する行政文書で実施機関が定めるものは,次の各号に掲げるものとする。

(1) 条例第7条第2項第1号に規定するもの 次に掲げる行政文書

 本市の機関又は国若しくは他の地方公共団体(以下「本市等」という。)の職員の職務の遂行に関して設置され,本市等の職員で構成される会議の構成員の名簿

 本市等の職員の職務に係る研修に関して作成された名簿

 本市の機関の職員の身分証明書,立入検査証,徴税吏員証等特定の職務に従事する職員であることを証する書類の交付台帳

 庁用車等の利用申込書等実施機関の組織内部又は本市等の機関相互の申込手続等に使用される書類

 時間外勤務命令票,旅行命令書等定められた様式により作成され,専ら本市の職員の職務の遂行に関する個人情報が記録された書類

 その他上記に類する行政文書

(2) 条例第7条第2項第2号に規定するもの 次に掲げる行政文書

 職員台帳等本市の機関の職員(職員であった者を含む。以下同じ。)の人事に関するものが記録された書類

 職員給与台帳,給与等支給明細書等本市の機関の職員の給与,手当に関するものが記録された書類

 健康相談実施書類等本市の機関の職員の衛生管理に関するものが記録された書類

 その他上記に類する行政文書

(個人情報総括責任者)

第4条 実施機関は,個人情報の適正な運用及び管理を総括するため,個人情報総括責任者を置くものとし,個人情報保護担当部長をもって充てる。

2 個人情報総括責任者は,次に掲げる事務を行う。

(1) 保有個人情報の適正な運用及び管理の総括に関すること。

(2) 保有特定個人情報を複数の実施機関で取り扱う場合の任務分担及び責任の決定に関すること。

(個人情報管理責任者)

第5条 実施機関は,保有個人情報の取扱い,管理その他の個人情報の適正な維持管理のため,個人情報管理責任者を置く。

2 個人情報管理責任者は,鹿嶋市行政組織規則(平成27年規則第1号)第2条に規定する課及び室,第4条に規定する出先機関並びに第5条に規定する出納室の長をもって充てる。

3 個人情報管理責任者は,次に掲げる事務を行う。

(1) 保有個人情報の適正な管理に関すること。

(2) 保有個人情報の取扱いの制限,収集の制限,利用及び提供の制限等保有個人情報の取扱状況の把握に関すること。

(3) 保有個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)の指定及び監督に関すること。

(4) 事務取扱担当者が取り扱う保有個人情報の範囲及び役割の指定に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか,個人情報の保護に関すること。

(個人情報管理主任)

第6条 個人情報管理責任者の職務を補助させるため,個人情報管理主任を置く。

2 個人情報管理主任は,個人情報管理責任者が指名する者をもって充てる。

(事故等への対応)

第7条 事務取扱担当者は,個人情報の漏えい,改ざん,滅失及び損傷(以下「情報漏えい等」という。)の事案が発生し,又は兆候を把握した場合及び他の事務取扱担当者が条例に違反している事実又は兆候を把握した場合は,速やかに個人情報管理責任者に報告しなければならない。

2 個人情報管理責任者は,前項に規定する事案が発生した場合は,速やかに個人情報総括責任者に報告し,個人情報総括責任者の指示の下,事実関係の把握,被害の拡大防止及び再発防止その他必要な措置を講じなければならない。

(運用状況の記録)

第8条 個人情報管理責任者は,保有個人情報の運用状況を確認するため,次の各号に掲げる記録を一定の期間保存し,適正な管理に努めなければならない。

(1) 電子計算組織上で管理している保有個人情報へのアクセス履歴

(2) 行政文書で取り扱う特定個人情報ファイルの利用及び閲覧に関する履歴

(3) 個人情報を記録した書類又は媒体の実施機関以外への持ち出し履歴

(4) 特定個人情報ファイルの削除及び廃棄のリスト

(5) 前号の削除及び廃棄を外部事業者へ委託した場合は,当該外部事業者からの証明書

(安全管理措置)

第9条 個人情報総括責任者及び個人情報管理責任者は,事務取扱担当者に,保有個人情報の適正な取扱いについて理解を深め,個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2 個人情報総括責任者及び個人情報管理責任者は,事務取扱担当者に,保有個人情報の適切な管理のために,必要に応じ教育研修への参加の機会を付与する等必要な措置を講じるものとする。

3 個人情報総括責任者は,保有特定個人情報の適正な取扱い及び情報漏えい等を防止するため,保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし,物理的な安全対策を講じるものとする。

4 個人情報管理責任者は,前項に規定する取扱区域への部外者の立入りを制限するものとする。ただし,業務上必要と認めた場合は,この限りでない。

5 保有特定個人情報の削除及び廃棄は,復元できない方法で行うものとする。

(保有特定個人情報に関する監査)

第10条 実施機関は,保有特定個人情報の適正な取扱いに関する監査事務を行うため,個人情報監査責任者を置くものとし,個人情報保護担当次長をもって充てる。

2 個人情報監査責任者は,保有特定個人情報の管理状況について,必要に応じて点検又は監査を行い,その結果を個人情報総括責任者へ報告するものとする。

3 個人情報総括責任者は,前項の規定による報告を踏まえ,必要があると認めるときは,保有特定個人情報の管理方法について改善の措置を講じるものとする。

(開示請求書)

第11条 条例第15条第1項に規定する開示請求書は,保有個人情報開示請求書(様式第2号)とする。

2 開示請求書には,開示請求に係る保有個人情報について次に掲げる事項を記載することができる。

(1) 求める開示の実施の方法

(2) 保有個人情報が記録されている行政文書の写しの送付の方法による保有個人情報の開示実施を求める場合にあっては,その旨

(開示請求における本人確認手続等)

第12条 開示請求をする者は,実施機関に対し,次に掲げる書類のいずれかを提示し,又は提出しなければならない。

(1) 開示請求書に記載されている開示請求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証,健康保険の被保険者証,行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カード,出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に規定する在留カード,日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第7条第1項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって,当該開示請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの

(2) 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し,又は提出することができない場合にあっては,当該開示請求をする者が本人であることを確認するため実施機関が適当と認める書類

2 開示請求書を実施機関に送付して開示請求をする場合には,開示請求をする者は,前項の規定にかかわらず,次に掲げる書類を実施機関に提出すれば足りる。

(1) 前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの

(2) その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして実施機関が適当と認める書類であって,開示請求をする日前30日以内に作成されたもの

3 条例第14条第2項の規定により代理人が開示請求をする場合には,当該代理人は,当該代理人に係る第1項第1号に掲げる書類及び次の各号に掲げる代理人の区分に応じ,当該各号に定める書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を実施機関に提示し,又は提出しなければならない。

(1) 未成年者又は成年被後見人の法定代理人 戸籍謄本その他その資格を証明する書類

(2) 本人の委任による代理人 委任状及び本人の印鑑登録証明書

4 開示請求をした代理人は,当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは,直ちに,書面でその旨を当該開示請求をした実施機関に届け出なければならない。

5 前項の規定による届出があった場合において,当該代理人が法定代理人であるときは,当該開示請求は,取り下げられたものとみなす。

(裁量的開示を行う場合の事前協議)

第13条 条例第18条に規定する裁量的開示は,個人情報保護審査会事務局担当課の個人情報保護管理責任者と,開示決定する事項について事前協議を行ったうえで決定するものとする。ただし,その内容が軽微であり,開示を行う実施機関において事前協議は不要と判断できる場合は,この限りでない。

(条例第20条第1項の規則で定める事項)

第14条 条例第20条第1項の規則で定める事項は,次に掲げる事項とする。

(1) 開示の実施の方法

(2) 事務所における開示を実施する場合にあっては,開示を実施することができる日時及び場所

(保有個人情報開示決定通知書等)

第15条 条例第20条第1項の規定による通知は,保有個人情報の全部を開示する場合にあっては保有個人情報開示決定通知書(様式第3号)により,個人情報の一部を開示する場合にあっては保有個人情報部分開示決定通知書(様式第4号)により行うものとする。

2 条例第20条第2項の規定による通知は,保有個人情報不開示決定通知書(様式第5号)により行うものとする。

3 条例第21条第2項の規定による通知は,保有個人情報開示決定等期間延長通知書(様式第6号)により行うものとする。

4 条例第22条の規定による通知は,保有個人情報開示決定等期間特例通知書(様式第7号)により行うものとする。

(第三者に対する通知に当たっての注意)

第16条 実施機関は,条例第24条第1項又は第2項の規定により,第三者に対し,当該第三者に関する情報の内容を通知するに当たっては,開示請求に係る保有個人情報の本人の権利利益を不当に侵害しないように留意しなければならない。

(条例第24条第1項の規則で定める事項)

第17条 条例第24条第1項の規則で定める事項は,次に掲げる事項とする。

(1) 開示請求の年月日

(2) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

(条例第24条第2項の規則で定める事項)

第18条 条例第24条第2項の規則で定める事項は,次に掲げる事項とする。

(1) 開示請求の年月日

(2) 条例第24条第2項各号のいずれに該当するかの別及びその理由

(3) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

(意見書提出についての通知書等)

第19条 条例第24条第1項又は第2項の規定による通知は,意見書提出についての通知書(様式第8号)により行うものとする。

2 条例第24条第3項の規定による通知は,保有個人情報の開示決定に係る通知書(様式第9号)により行うものとする。

(開示の実施の方法)

第20条 次の各号に掲げる文書又は図画に記録されている保有個人情報の閲覧の方法は,それぞれ当該各号に定めるものを閲覧することとする。

(1) 文書又は図画(次号から第4号まで又は第4項に該当するものを除く。) 当該文書又は図画(条例第25条第1項ただし書きの規定が適用される場合にあっては,次項第1号に定めるもの)

(2) マイクロフィルム 当該マイクロフィルムを専用機器により映写したもの。ただし,これにより難い場合にあっては,当該マイクロフィルムを日本工業規格A列4番(以下「A4判」という。)の用紙に印刷したもの

(3) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル,横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル,横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したもの

(4) スライド 当該スライドを専用機器により映写したもの

2 次の各号に掲げる文書又は図画に記録されている保有個人情報の写しの交付の方法は,それぞれ当該各号に定めるものを交付することとする。

(1) 文書又は図画(次号から第4号まで又は第4項に該当するものを除く。) 次に掲げるもの

 当該文書又は図画を複写機により日本工業規格A列3番(以下「A3判」という。)以下の大きさの用紙に複写したもの。ただし,これにより難い場合にあっては,当該文書若しくは図画を当該文書若しくは図画と同程度の大きさの用紙に複写したもの又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したもの

 当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク(日本工業規格X0606及びX6281又はX6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。次項において同じ。)に複写したもの(当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく,かつ,実施機関がその保有する処理装置及びプログラム(電子計算機に対する指令であって,一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。)による方法で行うことができるものに限る。)

(2) マイクロフィルム 当該マイクロフィルムをA4判の用紙に印刷したもの

(3) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙に印画したもの

(4) スライド 当該スライドを印画紙に印画したもの

3 次の各号に掲げる電磁的記録に記録されている保有個人情報についての条例第25条の規則で定める方法は,それぞれ当該各号に定める方法とする。

(1) 録音テープ又は録音ディスク 次に掲げる方法

 当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取

 当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(日本工業規格C5568に適合する記録時間120分のものに限る。)又は光ディスクに複写したものの交付

(2) ビデオテープ又はビデオディスク 次に掲げる方法

 当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴

 当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(日本工業規格C5581に適合する記録時間120分のものに限る。次項第2号において同じ。)又は光ディスクに複写したものの交付

(3) 電磁的記録(前2号又は次号に該当するものを除く。) 次に掲げる方法であって,実施機関がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの

 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧

 当該電磁的記録を専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備えられているものに限る。)により再生したものの閲覧又は視聴

 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付

 当該電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付

(4) 電磁的記録(前号エに掲げる方法による開示の実施をすることができない特性を有するものに限る。) 次に掲げる方法

 前号アからまでに掲げる方法

 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルのオープンリールテープ(日本工業規格X6103,X6104又はX6105に適合する長さ731.52メートルのものに限る。)に複写したものの交付

 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本工業規格X6123,X6132若しくはX6135又は国際標準化機構及び国際電気標準会議の規格(以下この号において「国際規格」という。)14833,15895若しくは15307に適合するものに限る。)に複写したものの交付

 当該電磁的記録を幅8ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本工業規格X6141若しくはX6142又は国際規格15757に適合するものに限る。)に複写したものの交付

 当該電磁的記録を幅3.81ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本工業規格X6127,X6129,X6130又はX6137に適合するものに限る。)に複写したものの交付

4 映画フィルムに記録されている保有個人情報の開示の実施の方法は,次に掲げる方法とする。

(1) 当該映画フィルムを専用機器により映写したものの視聴

(2) 当該映画フィルムをビデオカセットテープ又は光ディスクに複写したものの交付

(費用の負担)

第21条 条例第27条第1項の規定により開示請求者が負担する写しの作成に要する費用の額は,鹿嶋市情報公開条例施行規則(平成15年規則第2号)の別表第1に定めるところによる。

2 条例第27条第1項の規定により開示請求者が負担する写しの送付に要する費用の額は,当該写しの送付に要する郵便料金相当額とする。

3 前2項の費用は,前納とする。

(保有個人情報訂正請求書)

第22条 条例第29条第1項に規定する訂正請求書は,保有個人情報訂正請求書(様式第10号)とする。

(訂正請求等に関する開示請求における本人確認手続等に係る規定の準用)

第23条 第12条(第4項及び第5項を除く。)の規定は,訂正請求及び利用停止請求について準用する。この場合において,同条第3項中「第14条第2項」とあるのは,訂正請求については「第28条第2項」と,利用停止請求については「第36条第2項」と読み替えるものとする。

(保有個人情報訂正決定通知書等)

第24条 条例第31条第1項の規定による通知は,訂正請求に係る保有個人情報の全部の訂正をする場合にあっては保有個人情報訂正決定通知書(様式第11号)により,一部の訂正をする場合にあっては保有個人情報部分訂正決定通知書(様式第12号)により行うものとする。

2 条例第31条第2項の規定による通知は,保有個人情報不訂正決定通知書(様式第13号)により行うものとする。

3 条例第32条第2項の規定による通知は,保有個人情報訂正決定等期間延長通知書(様式第14号)により行うものとする。

4 条例第33条の規定による通知は,保有個人情報訂正決定等期間特例通知書(様式第15号)により行うものとする。

5 条例第35条の規定による通知は,保有個人情報訂正実施通知書(様式第16号)により行うものとする。

(保有個人情報利用停止請求書)

第25条 条例第37条第1項に規定する利用停止請求書は,保有個人情報利用停止請求書(様式第17号)とする。

(保有個人情報利用停止決定通知書等)

第26条 条例第39条第1項の規定による通知は,利用停止請求に係る保有個人情報の全部の利用停止をする場合にあっては保有個人情報利用停止決定通知書(様式第18号)により,一部の利用停止をする場合にあっては保有個人情報部分利用停止決定通知書(様式第19号)により行うものとする。

2 条例第39条第2項の規定による通知は,保有個人情報利用不停止決定通知書(様式第20号)により行うものとする。

3 条例第40条第2項の規定による通知は,保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書(様式第21号)により行うものとする。

4 条例第41条の規定による通知は,保有個人情報利用停止決定等期間特例通知書(様式第22号)により行うものとする。

(審査会諮問通知書)

第27条 条例第43条の規定による通知は,審査会諮問通知書(様式第23号)により行うものとする。

(個人情報保護審査会)

第28条 条例43条第1項に規定する審査請求に係る事項その他個人情報保護制度の運営に関する事項を審議するために設置する個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の委員は,非常勤とし,個人情報の保護に関し優れた識見を有し,かつ,公正な判断をなし得る者のうちから市長が任命する。

2 委員の任期は,2年とする。ただし補欠委員の任期は,前任者の残任期間とする。

3 委員は,再任されることができる。

4 審査会に会長を置き,委員の互選によってこれを定める。

5 会長は,会務を総理し,審査会を代表する。

6 会長の印は別表のとおりとする。

7 会長に事故があるとき,又は会長が欠けたときは,あらかじめ会長の指定する委員がその職務を代理する。

8 審査会の会議(以下「会議」という。)は,会長が招集する。ただし,委員の委嘱後最初に開かれる会議並びに会長及び前項の委員が欠けたときの会議は,市長が招集する。

9 会議は,委員の半数以上の者が出席しなければ,開くことができない。

10 会議の議長には,会長が当たる。

11 会議の議事は,出席した委員の過半数で決し,可否同数のときは,議長の決することによる。

12 審査会の会議は,非公開を原則とする。

13 審査会の庶務は,個人情報保護担当課において処理する。

(答申の内容の公表)

第29条 条例第52条の規定による答申の内容の公表は,個人情報保護担当課において行う。

(施行の状況の公表)

第30条 条例第57条の規定による施行の状況の概要の公表は,開示請求件数,開示及び不開示の件数並びに審査請求の状況について,掲示板に掲示し,又は市広報紙に登載して行うものとする。

附 則

(施行期日)

1 この規則は,公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の際,この規則による改正前の様式による用紙で,現に残存するものは,当分の間,所要の修正を加え,なお使用することができる。

別表(第28条関係)

会長の印のひな形及び寸法

鹿嶋市個人情報保護審査会長印

(方21mm)

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鹿嶋市個人情報保護条例施行規則

平成29年3月22日 規則第10号

(平成29年3月22日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第4節 情報管理
沿革情報
平成29年3月22日 規則第10号