(趣旨)

第1条　この要綱は，市長への手紙により寄せられた，鹿嶋市政全般に対する具体的な意見，要望等(以下「意見等」という。)の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要綱において，「市長への手紙」とは，次に掲げるものをいう。

(専用ポストの配置)

第3条　広聴主管課は，市長への手紙の専用ポスト及び様式第1号を，市の公共施設等に配置し，投函された市長への手紙を毎月1回回収するものとする。

(受付)

第4条　広聴主管課は，市に対し寄せられた市長への手紙を受け付け，必要事項を受付処理簿に記載するものとする。

(対応区分)

第5条　広聴主管課長は，前条の規定により受け付けた市長への手紙を次に掲げる区分ごとに分類した後，市長への手紙処理票(様式第2号)(以下「処理票」という。)に当該市長への手紙の写しを添えて，その意見等に係る事務を所管する課等の長(以下「所管課長」という。)に回答案の作成等必要な処理を依頼する。

(回答を要するものの処理)

第6条　所管課長は，市長への手紙のうち前条第1項第1号の規定により回答を要するものについては，その回答案を作成し，市長の決裁を受けた後，差出人に対し市長への手紙回答書(様式第3号)により回答するものとする。ただし，所管が複数の課にまたがる回答については，広聴主管課が回答を取りまとめ，市長の決裁を受けた後，差出人に対し市長への手紙回答書により回答するものとする。

(回答を要しないものの処理)

第7条　所管課長は，市長への手紙のうち第5条第1項第2号の規定により回答を要しないものについては，その対応の内容等を処理票に記載するものとする。

(対応を要しないものの処理)

第8条　所管課長は，市長への手紙のうち第5条第1項第3号の規定により対応を要しないものであっても，所管課において対応をしたときは，その対応の内容等を処理票に記載するものとする。

(報告)

第9条　所管課長は，市長への手紙に係る第6条から前条までに規定する処理を終えたときは，市長への手紙の回答及び対応の内容を記載した処理票を，速やかに広聴主管課長に送付するものとする。

(個人情報の取扱い)

第10条　意見等の取扱いに当たっては，差出人の不利益にならないよう，事案の秘密保持について留意するとともに，個人情報は個人情報の保護に関する法律(平成5年法律第57号)に基づき，適正に取り扱うものとする。

(その他)

第11条　この要綱に定めるもののほか，市長への手紙に関し必要な事項は，別に定める。